KSeF oficjalnie wystartował. System e-faktur działa od 1 lutego

Ministerstwo Finansów uruchomiło centralną platformę do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur.

Start systemu oznacza przejście na nowy model obiegu dokumentów VAT, w którym faktury są wystawiane i przechowywane w jednej, państwowej bazie. Od momentu nadania numeru w KSeF dokument uznawany jest za doręczony, co zmienia dotychczasowe zasady rozliczeń pomiędzy kontrahentami.

Resort finansów zapewnia, że platforma została odpowiednio przygotowana technicznie. Przed uruchomieniem przeprowadzono testy wydajnościowe oraz proces migracji danych z poprzedniej wersji systemu. Dodatkowo wcześniej umożliwiono integratorom i dostawcom oprogramowania księgowego sprawdzenie połączeń z nową infrastrukturą. Ministerstwo podkreśla również, że dane przetwarzane w KSeF są odpowiednio zabezpieczone. System działa na serwerach zlokalizowanych w Polsce, a dostęp do faktur objęty jest mechanizmami uwierzytelniania i ochrony zgodnymi z przepisami o tajemnicy skarbowej.

Uruchomienie KSeF to jeden z kluczowych etapów cyfryzacji administracji skarbowej. W kolejnych miesiącach system ma stopniowo obejmować coraz większą liczbę podatników, stając się podstawowym narzędziem obsługi faktur w Polsce.

W praktyce każda faktura elektroniczna wystawiona w systemie ma być zapisywana jako ustrukturyzowany plik XML, zawierający nie tylko standardowe dane jak kontrahent, kwoty czy daty, ale też dodatkowe informacje dotyczące np. rodzaju faktury, kodów GTU czy waluty. Każdy dokument otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co ma ułatwić jego identyfikację i archiwizację. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, co eliminuje konieczność ich lokalnego magazynowania przez przedsiębiorców. Platforma została zaprojektowana tak, aby obsłużyć zarówno ręczne wystawianie i pobieranie faktur przez interfejs aplikacji, jak i automatyczną integrację z zewnętrznymi systemami ERP stosowanymi w firmach. Dzięki temu przedsiębiorcy korzystający z zaawansowanego oprogramowania księgowego mogą automatycznie przesyłać dokumenty do KSeF w formacie XML oraz odbierać z powrotem potwierdzenia i numery faktur bez konieczności ręcznej obsługi.

KSeF ma zwiększać transparentność obrotu gospodarczego, umożliwiać administracji skarbowej bardziej efektywną analizę danych oraz ograniczać potrzebę tradycyjnych kontroli. W praktyce oznacza to m.in. szybkie wyszukiwanie nieprawidłowości w dokumentach, łatwiejsze korekty faktur oraz usprawnioną komunikację między podatnikami a urzędami.

Korzystanie z KSeF ma stać się obowiązkiem dla podatników rozliczających transakcje VAT, zarówno w relacjach B2B, jak i wobec instytucji publicznych. Obowiązek ten obejmuje zarówno czynnych podatników VAT, jak i niektóre grupy podatników zwolnionych, jednak system nie będzie wymagany m.in. przy fakturach wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.